DaysManagement

- DRAFT -
Aus Zeitgründen konnte ich nur schnell die wichtigsten Infos zusammenschreiben. Einfach Weiteres hinzufügen und bald haben wir einen schönen Leitfaden für die Organisation unserer Days :)
- Bei Rückfragen Mail an ti004@hdm-stuttgart.de (Till Issler)
Folgende Informationen dienen der erfolgreichen Planung und Durchführung eines MI-Days.
6-8 Personen sind genug um einen Day zu planen.

Am Kickoff-Meeting für euren Day solltet ihr euch überlegen, welche Präsentationsthemen ihr möchtet, ob es HdM-interne Referenten dazu gibt und wie viel externe Redner benötigt werden. Zur Orientierung kann dieser Zeitablauf genommen werden:

    * 8.30 bis 9.30 Uhr
    * 9.40 bis 10.40 Uhr
    * 10.50 bis 11.50 Uhr
    * 12.00 bis 13 Uhr
    * Mittagspause
    * 14.00 bis 15 Uhr
    * 15.10 bis 16.10 Uhr
    * 16.20 bis 17.10 Uhr

Danach solltet ihr einen Projektverantwortlichen festlegen, der zu jeder Zeit den Überblick über das Projekt hat. Projektverantwortlicher heißt nicht, dass die ganze Arbeit an ihm hängen bleibt! 4 Personen sollten sich intensiv mit der Organisation der Referenten und Auswahl der Präsentationsinhalte beschäftigen. Weiterhin werden 2 Personen für Plakatdesign, Handout, Druck, Plakatierung und 1 Person für die Presse, Mailverteiler und Newsgroup benötigt. Soweit die grobe Einteilung.
Aufgaben:
Projektverantwortlicher:

    * Basecamp aufsetzen (www.basecamphq.com)
    * Regelmäßige Meetings planen (jour fixe)
    * Milestones festlegen
    * Projektverlauf kontrollieren
    * Wissen, wer was macht und wann es erledigt ist
    * Zeitplan und Ablauf des Days erstellen
    * Thematische Zusammenstellung der Präsentationen
    * Verantwortlich für die strikte Einhaltung des Zeitplans am Day
    * Dankesmail an alle Referenten versenden

Referentenorgateam:

    * Referenten auswählen und anrufen/email. (Je früher desto besser!! Gerade Referenten aus der Wirtschaft haben volle Terminkalender)
    * Die Referenten über Zeitplanung und andere Referenten informieren (evtl. können Vorträge abgestimmt werden)

Plakatteam:

    * Plakatdesign
    * Verantwortlich für den Druck
    * Erstellung eines Handouts
    * Aufhängen der Plakate (Hier müssen Stempel bei der Poststelle eingeholt werden, um die Plakate aufhängen zu dürfen).
    * Für den Veranstaltungstag sollten Stellwände für weitere Plakate und Wegweiser zum Veranstaltungsort besorgt werden (Hierfür bitte an den Hausmeister wenden).

Pressereferent:

    * Verfassen des Presseberichtes und Text für Mailverteiler und Newsgroup. Sämtliche Texte sollten mit Frau Lauer (Presse -und Öffentlichkeitsarbeit an der HdM – presse@hdm-stuttgart.de) abgestimmt werden. Sie veröffentlicht den offiziellen Eintrag auf der HdM-Homepage)
    * Veröffentlichen in der Newsgroup
    * Versenden des Verteilers

Des Weiteren werden benötigt:

Sound und Streaming am Day

    * Michael Gerlinger (gerlinger@hdm-stuttgart.de) kann euch beim LiveStream helfen (ABER: MINDESTENS 1 WOCHE VORHER BESCHEID GEBEN - Er muss auch planen!)
    * Es hat sich bewährt die Referentenmicros nicht nur für das Streaming zu verwenden, sondern auch über die Raumboxen zu senden.
    * Für Sound und Streaming sollte das ganze Projektteam beim Aufbau am Day helfen.
    * WICHTIG: Streaminginfos rechtzeitig in Newsgroup usw. posten

Getränke

    * Die Redner benötigen Wasser!
    * Für das Auditorium wäre Kaffee nicht schlecht

Zeitplan:

    * Referenten und Ablauf sollten 2-3 Wochen vor dem Day feststehen. Dann den Pressetext an Frau Lauer senden.
    * Plakate müssen 1.5-2 Wochen vor dem Day in den Druck. 1 Woche sollten die Plakate schon hängen.
    * Newsgroup und Mailverteiler auch 1 Woche früher versenden